Yeni binasında hizmet vermeye başlayan Mezitli Belediyesi, modern arşiv sistemiyle de dikkat çekiyor.  Bin metrekarelik alanda 3 farklı bölümden oluşan yeni arşivde yangına, sel baskınına ve toza karşı korumalı özel dolaplar yer alıyor. Bir yıllık çalışma sonrası büyük bölümü dijital ortama aktarılan sistem sayesinde arşivin tahrip edilerek yok edilmesinin de önüne geçildi. Dosyaların saklandığı, tarama ve dökümasyon işlemlerinin yapıldığı ve talep eden vatandaşların inceleme yapılabildiği üç farklı bölümden oluşan yeni arşivde Büyükşehir Yasası ile birlikte Mezitli Belediyesi’ne katılan 6 farklı belediyeyle birlikte 15 bini aşkın dosya yüzbinlerce sayfa belge bulunuyor.

GÜVENLİ, TEMİZ VE ULAŞILABİLİR BİR ARŞİV SİSTEMİ

Mezitli Belediyesi Başkanı Neşet Tarhan, yeni kurulan arşiv sisteminin, Mezitli Belediyesi’nin tüm evraklarını güvenli bir şekilde saklayabilecek kapasiteye sahip olduğunu belirterek, “Yeni arşivimizde belediyemize ait 40-50 yıllık biriken evraklarını güvence altına aldık. Her ne şekilde olursa olsun tahrip edilmeden, bu bilgi ve belgeler artık sonsuza kadar saklanabilecek. Yeni sistemimizle belediyemizle ilgili yapılan tüm yazışmalar bu arşivde toplanmakta, uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde saklanabilmekte ve ihtiyaç olduğunda evraklar kolaylıkla çıkartılıp talepte bulunan kişiye sunulabilmektedir” dedi.

DİJİTAL SİTEMDE DAHA GÜVENLİ VE ULAŞILABİLİR

Belediyeye ait belgelerin yıllardır uygun olmayan koşullarda saklandığını söyleyen Mezitli Belediye Başkanı Neşet Tarhan, "Arşiv sistemi son derece önemli. Türkiye’nin çok önemli verilerinin zamanla tahrip olduğunu, yok olduğunu yada bazı art niyetli kişilere rant sağlamak amacıyla değiştirildiğini biliyoruz. Hatta özellikle belediyelerde dönem değiştiğinde arşiv sisteminin yakılarak yok edildiğini de haberlerde izledik. Yeni sistemle müdürlüklerimize ait belgeler hem daha iyi korunuyor hem de bu belgelere daha kolay ulaşılabiliyor. Artık tüm arşivimizi tarayarak dijital ortama taşıdık. Şimdi, dosyalar ve projeler hiçbir tahribat yaşanmadan incelenebilecek. İhtiyaç olduğunda da vatandaşlarımıza daha hızlı hizmet veriyoruz” diye konuştu.

TÜM BELEDİYENİN ARŞİVİNİ AYNI ORTAMDA TOPLADIK

Yeni sistemin, zamandan, paradan ve personelden tasarruf sağladığına dikkat çeken Başkan Tarhan, “Belgelerin elektronik ortama geçirilmesiyle geçmiş dönemlerdeki evraklara ulaşmak artık daha kolay. Bu güne kadar, uygunsuz ortamda saklanan tüm belgeler yeni arşiv binamızda muhafaza ediliyor. Tüm müdürlüklerin arşivleri bu modern arşiv binasında toplanırken saklanan belgeler uzun süren titiz çalışmalarla listelenerek özel yapım raylı dolaplara yerleştirildi. Arşivdeki belgelerin elektronik ortama alınmasıyla arşiv binasında görevli işinin ehli personeller istenilen belgeleri anında bulup, görevlilere teslim edilebiliyor. Bu sayede hem zamandan tasarruf edilmiş oluyor hem de işlemler daha kolay gerçekleştiriliyor” şeklinde konuştu.

YANGINA, SELE VE TOZA KARŞI ÖZEL DOLAP SİSTEMİ

Başkan Tarhan yeni oluşturulan arşivleme sistemi ile ilgili şu bilgileri verdi: "Raylı sistem üzerinde kaydırılabilen arşiv dolapları, çelikten yapıldığı için yangından korunabiliyor. Çift anahtar sistemi bulunan dolaplar, görevliler tarafından parmakla çevrilecek kadar pratik, çevirmeli sistemle kolayca yer değiştirebildiği için ergonomik yapısı ile de dikkat çekiyor. Vücut mekaniğini zorlamadan görevlilerin kullanabileceği sistem sayesinde, Mezitli Belediyesi’ne ait geçmişte yapılan ve gelecekte oluşturulacak olan tüm evrakları teknolojik yöntem ile korunabilecek. Yaklaşık 15 bin klasör alma kapasitesine sahip çelik dolaplar, volan sistemi ile kolayca raylardan kaydırılabiliyor ve dolap aralarında sesi, tozu engelleyici fitil sistemi de bulunuyor."